3 mai 2025
La gestion des déplacements professionnels s’apparente à un véritable casse-tête logistique dans l'environnement économique actuel. Les entreprises doivent composer avec un secteur du voyage en constante mutation. Les tarifs des transporteurs fluctuent, les plateformes de réservation se multiplient et les réglementations internationales changent constamment. Les collaborateurs chargés de cette mission n'ont pas toujours la maîtrise des meilleures pratiques ou des outils les plus performants. C'est là que l'externalisation s'impose comme une solution clé. Découvrez ici tout l'intérêt d'un tel choix !
Externalisation des voyages d’affaires : les avantages
Une optimisation significative des coûts
Confier la gestion des voyages d'affaires à des experts permet de réaliser des économies substantielles. Les agences spécialisées disposent d’une force de négociation inégalée auprès des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières et des sociétés de location. Cela est en effet dû aux importants volumes qu'elles traitent quotidiennement.
Ces partenariats stratégiques leur donnent accès à des tarifs préférentiels généralement inaccessibles aux entreprises. Une récente étude de l'AFTM (Association Française des Travel Managers) révèle qu'une gestion externalisée permet de réaliser en moyenne des économies de 15 à 25 % sur le budget global des déplacements professionnels. Les atouts de cette alternative ne s’arrêtent cependant pas là.
L’externalisation de la gestion de voyages d'affaires pour entreprises permet également d’optimiser les coûts cachés, notamment ceux en rapport avec la gestion administrative des notes de frais et le traitement comptable des factures.
Les plateformes technologiques fournies par les agences spécialisées permettent en plus d’avoir une vue complète sur les frais de déplacement. Cela facilite l'identification des postes à optimiser et le respect des politiques de voyage établies.
Une optimisation significative des coûts
Confier la gestion des voyages d'affaires à des experts permet de réaliser des économies substantielles. Les agences spécialisées disposent d’une force de négociation inégalée auprès des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières et des sociétés de location. Cela est en effet dû aux importants volumes qu'elles traitent quotidiennement.
Ces partenariats stratégiques leur donnent accès à des tarifs préférentiels généralement inaccessibles aux entreprises. Une récente étude de l'AFTM (Association Française des Travel Managers) révèle qu'une gestion externalisée permet de réaliser en moyenne des économies de 15 à 25 % sur le budget global des déplacements professionnels. Les atouts de cette alternative ne s’arrêtent cependant pas là.
L’externalisation de la gestion de voyages d'affaires pour entreprises permet également d’optimiser les coûts cachés, notamment ceux en rapport avec la gestion administrative des notes de frais et le traitement comptable des factures.
Les plateformes technologiques fournies par les agences spécialisées permettent en plus d’avoir une vue complète sur les frais de déplacement. Cela facilite l'identification des postes à optimiser et le respect des politiques de voyage établies.
Les agences spécialisées disposent d'outils performants et de processus optimisés qui réduisent drastiquement le temps de traitement des demandes. Les plateformes de réservation en ligne dédiées aux entreprises permettent en plus aux voyageurs d'effectuer leurs réservations en quelques minutes sans enfreindre la politique de voyage de l'entreprise.
Il convient de mentionner qu’en cas d'imprévus (retards, annulations, grèves), les agences spécialisées disposent d’un service d'assistance disponible 24/7. Celui-ci prend instantanément le relais pour proposer des alternatives, ce qui limite les perturbations et le stress. Cette réactivité améliore la productivité globale et fluidifie les déplacements.
Une expérience voyageur améliorée et personnalisée
L'expérience vécue lors des déplacements professionnels a un impact direct sur la motivation et la performance des collaborateurs. En externalisant, les entreprises peuvent offrir des services personnalisés de haute qualité et adaptés aux préférences individuelles.
Les agences établissent des profils détaillés pour chaque voyageur (choix de siège, préférences alimentaires, numéros de fidélité), ce qui permet une prise en charge proactive et sur mesure. Elles peuvent également négocier l’accès à des avantages tels que les salons d’aéroport, le fast-track ou les transferts privés. Leurs services améliorent nettement le confort de voyage sans alourdir le budget.
Les collaborateurs disposent en outre d’outils numériques qui leur fournissent un accès fluide à toutes les informations essentielles : documents de voyage, changements d’horaires, conseils pratiques sur les destinations.
Cette fluidité simplifie l'ensemble du parcours voyageur et se traduit par une réduction du stress et de la fatigue. Les enquêtes de satisfaction montrent que les entreprises qui ont eu à externaliser la gestion de leurs voyages constatent une amélioration moyenne de 30 % du niveau de satisfaction de leurs collaborateurs concernant leurs déplacements professionnels.
En définitive, l’externalisation de la gestion des voyages d’affaires est aujourd’hui une option intéressante pour les entreprises aussi bien en termes de coût que de temps et de confort.
